• auf Grundlage einer Einwilligung der betroffenen Person (DS-GVO Art. 6(1) ‚a‘) Danach ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist zulässig, wenn die betroffene Person ihre Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu den genannten Zwecken erteilt hat.
• auf der Grundlage eines Vertrages (DS-GVO Art. 6(1) ‚b‘) Hiernach ist die Verarbeitung personenbezogener Daten ohne Einwilligung der betroffenen Person zulässig, wenn die personenbezogenen Daten zur Erfüllung eines Vertrages oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind.
• auf der Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung (DS-GVO Art. 6(1) ‚c‘) Hier kommen bspw. die Aufbewahrungs- und Speicherpflichten gemäß §§ 257 HGB, 147 AO in Betracht (in der Regel zehn Jahre). Auch die Meldepflichten gemäß § 28 a SGB IV sind eine Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten.
• zur Wahrung berechtigter Interessen (DS-GVO Art. 6(1) ‚f‘) Die Verarbeitung ist erforderlich zur Wahrung berechtigter Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten sofern sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen. Eine Interessensabwägung wird in diesem Fall vom Ver-antwortlichen durchgeführt.

• ZECH Bau SE Niederlassung WOLFF Hoch- & Ingenieurbau Saarbrücken 0681/8702-1275 (Tel), 0681/8702-2900 (Fax) oder info@wolff-hochbau.de (eMail)

• Verarbeitung auf Grundlage eines Vertrages (DS-GVO Art. 6(1) ‚b‘)
• Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen (DS-GVO Art. 6(1) ‚f‘)

• Verarbeitung auf Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung (DS-GVO Art. 6(1) ‚c‘)
• Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen (DS-GVO Art. 6(1) ‚f‘)

• Wir speichern jede an uns zu unserem Mailserver übermittelte eMail. Jede übermittelte eMail enthält hierbei aus technischen Gründen sowohl Informationen zu ihrem Absender (bspw. sei-ne IP-Adresse) also auch über den Weg auf dem sie an uns übermittelt wurde (bspw. alle an der Übertragung beteiligten Server). Diese Informationen werden für eine korrekte Behandlung der eMail unabdingbar benötigt.
• Wir speichern weiterhin in Logdateien jeden Eingang oder Ausgang einer eMail sowie Infor-mationen darüber ob die jeweilige eMail erfolgreich übermittelt werden konnte oder ob es evtl. zu Störung bei der Übertragung gekommen ist.
• Wir werten während der Zustellung von eMails diverse Parameter (bspw. Absenderreputation, Mailserverreputation, Mailheader, Sender-IP, Inhalt) aus um darüber mittels verschiedener Techniken festzustellen ob es sich um SPAM oder um eine erwünschte Zusendung handelt.
• Potentiell als SPAM oder schädlich erkannte eMails werden nicht an den eigentlichen Emp-fänger sondern an ein gesondertes Postfach zugestellt und dort manuell geprüft.
• Eindeutig als SPAM oder schädlich klassifizierte eMails werden automatisch zurückgewiesen und die Zustellung an den Empfänger verhindert.

• Die Datenverarbeitung betrifft hauptsächlich unseren Mailserver.
• An Arbeitsplatz-PCs unserer Mitarbeiter werden lokale Kopien der eMail-Kommunikation des jeweiligen Mitarbeiters vorgehalten.
• Auf mobilen Endgeräten (Smartphones, Tablets) werden eMails für die letzten zwei Wochen ab Zustellung (maximal) vorgehalten. Ältere eMails werden nicht synchronisiert und vom End-gerät entfernt.

• Verarbeitung auf Grundlage einer rechtlichen Verpflichtung (DS-GVO Art. 6(1) ‚c‘)
• Verarbeitung zur Wahrung berechtigter Interessen (DS-GVO Art. 6(1) ‚f‘)

• Zweck der Videoüberwachung ist die Vermeidung von Diebstahl durch Abschreckung sowie ggf. die Identifizierung von Personen im Zusammenhang mit Straftaten. Die Erfassung um-fasst dabei ausschließlich das Betriebsgelände.
• Nicht zum Betriebsgelände gehörende Bereiche werden schon vor der Aufzeichnung geschwärzt.

• Die regelmäßige Löschung der Aufzeichnungen erfolgt zehn Tage nach Aufzeichnung.
• Falls erforderlich können Aufnahmen auch darüber hinaus manuell gesichert werden sofern dies zu Aufklärung von oder imZusammenhang mit Straftaten notwendig ist.

• Die anfallenden Daten werden ausschließlich auf dem für die Überwachung und Aufzeichnung zuständigen Server gelagert.
• Im Fall, dass außerhalb der Arbeitszeiten Bewegungen im gesicherten Bereich erkannt werden (automatisch) wird diese Information an ein von uns beauftragtes Sicherheitsunternehmen weiter gegeben. Die Mitarbeiter dieses Unternehmens haben dann die Möglichkeit sich das Videomaterial ab zwei Minuten vor eintreten des Ereignisses anzusehen um daraus ihre Handlungsweise abzuleiten.

Datenweitergabe bzw. Datenübertragung ins Ausland

Das beauftragte Sicherheitsunternehmen hat seinen Sitz in Deutschland. Der Aufzeichnungs-server hat seinen Standort in Deutschland. Eine Überragung ins Ausland erfolgt also nicht.

Speicherung von Daten im Rahmen unserer Datensicherung

Verantwortlicher nach DS-GVO Art. 4

ZECH Bau SE Niederlassung WOLFF Hoch- & Ingenieurbau Saarbrücken Tel: 0681/8702-1275, Fax: 0681/8702-2900, info@wolff-hochbau.de

Datenschutzteam

datenschutz@wolff-hochbau.de

Zweck und Rechtsgrundlage

Erläuterung

Auf Grund verschiedener Gesetze (HGB, AO, GDPDU, GOBS) sind wir verpflichtet eine ord-nungsgemäße Datensicherung unserer System/Server vorzuhalten. Sinn einer Datensicherung ist es u.a. bei Datenverlust durch Betriebsstörungen, unbeabsichtigtes Löschen oder auch Katastrophen den Datenbestand wieder herstellen zu können. Hierzu werden einige Ge-nerationen von Datensicherungen vorgehalten. Wir können persönliche Daten aus diesen Ba-ckups nicht löschen ohne die Integrität der Backups zu gefährden. Das wiederum würde den rechtlichen Erfordernissen widersprechen.

Speicherdauer

Wir führen Datensicherungen nach verschiedenen Zeitplänen durch. Aus Gründen der Be-triebssicherheit und Geheimhaltung können die Zeiträume und –pläne hier nicht genannt wer-den.

Betroffene Einrichtungen bzw. Datenträger

Die Datensicherung wird ausschließlich an unseren eigenen Standorten vorgehalten. Es er-folgt keine Übertragung (bspw. über Cloud-Backups) an externen Dienstleister.

Datenweitergabe bzw. Datenübertragung ins Ausland

Es erfolgt keine Weitergabe oder Übertragung ins Ausland.

Speicherung von Verbindungsdaten in unserem Gast-WLAN

Verantwortlicher nach DS-GVO Art. 4

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Datenschutzteam

datenschutz@wolff-hochbau.de

Zweck und Rechtsgrundlage

Erläuterung

Speicherdauer

Wir speichern diese Daten über einen Zeitraum von 90 Tage. Dieser Zeitraum ist gleichzeitig die maximale Gültigkeitsdauer eines Nutzungstickets für das Gast-(W)LAN.

Betroffene Einrichtungen bzw. Datenträger

Diese Daten werden ausschließlich in der gesonderten Firewall für das Gast-Netzwerk verar-beitet.

Datenweitergabe bzw. Datenübertragung ins Ausland

Eine Datenweitergabe/-übertragung ins Ausland erfolgt hierbei nicht. Eine Ausnahme stellen hierbei natürlich die von Ihrem Endgerät aufgebauten und von Ihnen veranlassten Verbindungen dar. Auf diese Ziele nehmen wir natürlich keinen Einfluss (mit Ausnahme der oben genannten Filterfunktionen).

Speicherung von Daten auf (Freistellungs-)Bescheinigungen im Rahmen Ihrer Nachunternehmertätigkeit für uns

Verantwortlicher nach DS-GVO Art. 4

ZECH Bau SE Niederlassung WOLFF Hoch- & Ingenieurbau Saarbrücken Tel: 0681/8702-1275, Fax: 0681/8702-2900, info@wolff-hochbau.de

Datenschutzteam

datenschutz@wolff-hochbau.de

Zweck und Rechtsgrundlage

Erläuterung

Speicherdauer

Wir speichern diese Daten für die Dauer einer Baumaßnahme oder auch darüber hinaus sofern wir auch nach Abschluss der Maßnahme noch in Regress genommen werden können.

Betroffene Einrichtungen bzw. Datenträger

Die Daten befinden sich je nach Übertragungsweg in verschiedenen Systemen (bspw. Fax oder eMail) und werden in unserem Dokumentenmanagementsystem für die interne Verarbei-tung durch die Abteilungen Einkauf und Buchhaltung sowie die jeweilige Bauleitung vorgehalten.

Datenweitergabe bzw. Datenübertragung ins Ausland

Um Ihnen ihrerseits Aufwand zu ersparen verwenden wir Ihre an uns übermittelten Bescheinigungen innerhalb des Konzerns in allen unseren Unternehmen. Eine Datenübertragung ins Ausland erfolgt hierbei nicht.

Speicherung von Angaben im Rahmen des betrieblichen Rechnungswesens

Verantwortlicher nach DS-GVO Art. 4

ZECH Baus SE Niederlassung WOLFF Hoch- & Ingenieurbau Saarbrücken Tel: 0681/8702-1275, Fax: 0681/8702-2900, info@wolff-hochbau.de

Datenschutzteam

datenschutz@wolff-hochbau.de

Zweck und Rechtsgrundlage

Erläuterung

Speicherdauer

Wir speichern diese Informationen auf Grundlage verschiedener Gesetze und Verordnungen (HGB, AO, GOBS, GDPDU) für sechs Jahre oder länger.

Betroffene Einrichtungen bzw. Datenträger

Finanzbuchhaltungssoftware, Dokumentenmanagementsystem, Papierakten Buchhaltung, Papierakte Bauleitung

Datenweitergabe bzw. Datenübertragung ins Ausland

Aufgrund des jeweiligen Bauvertrages sind wir mitunter verpflichtet, Ihre Original-Rechnungen oder –Lieferscheine/-Leistungsnachweise auf Anforderung unserem Auftraggeber zu übermitteln. --------------------------------- [1] Die DS-GVO Verarbeiten als das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung. [2] Personenbezogene Daten sind laut DS-DVO Art.4 alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder iden-tifizierbare natürliche Person beziehen.